Rekisteriseloste

FI | ENG | RU

Rekisteriseloste

HIMOS-YHTIÖT OY:N ASIAKASREKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä 1.1.2018 (13.8.2018)

1. REKISTERINPITÄJÄ

Himos-Yhtiöt Oy
Länsikeskuksentie 11
42100 Jämsä

Puh 020 711 9100

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Toimitusjohtaja Elsi Ojala

Puh 020 711 9100

Sähköposti: elsi.ojala@himos.fi

3. REKISTERIN NIMI

Himos-Yhtiöt Oy:n asiakasrekisteri.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Asiakasrekisterin olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen Himos-Yhtiöt Oy:hyn.

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään tietoja, joita asiakkaalta otetaan

– suksivuokraamossa välinevuokrauksen tekemistä varten.

– lipunmyynnissä vaunupaikkavarauksen sekä ryhmävarauksen tekemistä varten.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

– asiakassuhteen hoito ja kehittäminen

– asiakkaan tekemien varausten käsittely

– palveluiden myynti ja toteutus

– maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely

– rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi

– rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen

– työsuhde

– ryhmävarauksissa, asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja kulloisenkin lainsäädännön ja asiakkuussuhteen tarpeiden mukaisesti:

– etunimi, sukunimi

– osoitetiedot

– sähköposti

– puhelinnumero

– ikäryhmä

– syntymäaika

– valokuva

– sirukortin WTP-nro sekä sarjanro

– ostoajankohta

– voimassaoloaika

– palvelujen käyttö ja osto

– varauksia koskevat tiedot

– käyttäjänimi

– ryhmän, seuran/yrityksen nimi

– y-tunnus

– erityisruokavalio

– maksutapatiedot

– laskutustiedot

– mahdolliset maksuviivetiedot

– sotu

– pankkitilin nro

– työsuhteen laji

– koulutus

– palkkatieto

Edellä luetellut tiedot tallennetaan niiltä osin, jolta ne liittyvät asiakkuuteen.

Vuokraustapahtumiin tarvitaan toimitusehtojen mukaisia lisätietoja, kuten:

– taitotaso

– paino

– pituus

Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:

– Yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

– Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot.

– Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

– Asiakkaan itse luovuttamat tiedot.

– Varaaja, seuralainen tai osa ryhmää.

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle (EK-tilit Oy, Axess, Easyrent), jos käyttäjän pyytämän palvelun tekninen toteuttaminen sitä edellyttää, tai jos se on muutoin välttämätöntä henkilötietolain pykälän 23 osien 2-5 mukaan. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

9. TIETOJEN LUOVUTUS TAI SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE
Säännönmukaiset tietojen luvutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos käyttäjän pyytämän palvelun tekninen toteuttaminen sitä edellyttää, tai jos se on muutoin välttämätöntä henkilötietolain pykälän 23 osien 2-5 mukaan. EU:n ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta edellytetään EU:n tietosujakäytäntöjen täyttämistä.

10. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakasreksiterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 5 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 12 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edelleyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomoien tietojen poistamiseksi.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisu.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. REKISTERÖIDYN OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVÄT PYYNNÖT

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnössä tulee olla rekisteröidyn allekirjoitus. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisteripitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai muulla luotettavalla tavalla, sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen.

14. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalisesti käsiteltävät aineistot, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilla on niihin pääsy kielletty.

ATK:lla käsiteltävät aineistot sijaitsevat internetpohjaisessa palvelussa, joka on suojattu SSL-protokollan avulla. Aineistoa käyttävät ainoastaan ne henkilöt, joiden toimenkuvaan käyttö kuuluu. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo rekisteriasioita hoitava henkilö.